EU AI Act Pflichten für KMU: die drei Zeitschichten

Die meisten Ratgeber nennen den 2. August 2026 als die große Deadline, vor der jedes KI-nutzende Unternehmen zittern soll. Vier von sechs der oben rankenden Beiträge transportieren diese eine Zahl, oft mit Countdown und Bußgeld-Schlagzeile. Das Problem: Für die Hochrisiko-Pflichten ist diese Frist überholt, seit Parlament und Rat den sogenannten Digital Omnibus angenommen haben.

Für ein Unternehmen, das KI nutzt und nicht entwickelt, gliedert sich der EU AI Act in drei zeitlich getrennte Schichten. Wer sie auseinanderhält, erkennt schnell: Der reale Handlungsdruck besteht bereits seit über einem Jahr. Dieser Beitrag sortiert die Schichten, ordnet die typischen Anwendungsfälle ein und benennt, wer die Einhaltung in Deutschland kontrolliert. Stand der rechtlichen Angaben: August 2026. Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Das Wichtigste in Kürze

• Drei Zeitschichten: Seit 2. Februar 2025 gelten die KI-Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz (Artikel 4). Zum 2. August 2026 kommen die Transparenzpflichten (Artikel 50). Die Hochrisiko-Pflichten greifen erst zum 2. Dezember 2027.
• Verschoben, nicht aufgehoben: Der Digital Omnibus verschiebt die Hochrisiko-Pflichten für eigenständige Systeme auf den 2. Dezember 2027. Er ist als Verordnung (EU) 2026/1744 am 24. Juli 2026 im Amtsblatt erschienen und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft.
• Schulungspflicht gilt längst: Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber bereits seit Februar 2025 zu ausreichender KI-Kompetenz. Ein festes Curriculum oder Pflicht-Zertifikat verlangt die Verordnung nicht.
• Nicht das Tool entscheidet, sondern der Einsatzzweck: Bewerber-Screening ist Hochrisiko, ein Website-Chatbot fällt unter die Transparenzpflicht, reine ChatGPT-Büronutzung löst nur Artikel 4 aus.
• Faires Risiko: Der Bußgeldrahmen reicht bis 35 Millionen Euro, doch für kleine und mittlere Unternehmen gilt ausdrücklich der jeweils niedrigere der beiden Beträge (Artikel 99 Absatz 6).

Die drei Zeitschichten auf einen Blick

Für KI-nutzende kleine und mittlere Unternehmen gilt der EU AI Act in drei Schichten: Seit dem 2. Februar 2025 gelten die Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz, ab dem 2. August 2026 die Transparenzpflichten für Chatbots und KI-Inhalte, und die Hochrisiko-Pflichten erst ab dem 2. Dezember 2027 (Stand August 2026, nach dem seit 27. Juli 2026 geltenden Digital Omnibus). Diese Staffelung steht in Artikel 113 der Verordnung (EU) 2024/1689 und im Zeitplan der Europäischen Kommission.

Die Verwechslung in der Ratgeber-Landschaft entsteht, weil der ursprüngliche Text alle Hochrisiko-Pflichten auf den 2. August 2026 gelegt hatte. Genau dieses Datum wird nun für die Hochrisiko-Schicht verschoben, während die anderen beiden Schichten unverändert bleiben. Wer alle drei in einen Topf wirft, baut entweder unnötigen Druck auf oder übersieht, was längst gilt.

Praktisch heißt das: erst sortieren, welche Schicht Ihr Unternehmen überhaupt betrifft, dann handeln. Die meisten kleinen und mittleren Betriebe sind von Schicht eins (KI-Kompetenz) und Schicht zwei (Transparenz) betroffen, von der Hochrisiko-Schicht dagegen nur, wenn sie KI in klar umrissenen Bereichen wie der Personalauswahl einsetzen.

Die Timeline: alte gegen neue Fristen

Die wichtigste Korrektur betrifft eine einzige Schicht: Der Digital Omnibus verschiebt die Hochrisiko-Pflichten um 16 Monate, alles andere bleibt. Parlament und Verhandlungsführer haben sich am 7. Mai 2026 darauf geeinigt, das Parlament hat am 16. Juni 2026 zugestimmt (423 zu 57 Stimmen bei 174 Enthaltungen), der Rat hat am 29. Juni 2026 förmlich angenommen. Seit dem 27. Juli 2026 ist der Text als Verordnung (EU) 2026/1744 in Kraft, veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juli 2026 (Quelle: EUR-Lex, Verordnung (EU) 2026/1744).

Die folgende Übersicht stellt die ursprünglichen und die neuen Fristen nebeneinander. Die neuen Daten sind geltendes Recht; sie hängen nicht am Fortschritt der technischen Normung.

Wer absehbar eine Hochrisiko-Anwendung betreiben wird, gewinnt durch die neue Frist zusätzlichen Vorlauf für die Vorbereitung; die Pflicht selbst bleibt bestehen. Den Vorlauf einzuplanen ist sinnvoller, als auf die endgültige Verkündung zu warten und dann unter Zeitdruck zu geraten.

Was seit 2025 längst gilt: KI-Kompetenz und Verbote

Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt bereits seit dem 2. Februar 2025. Wer heute damit startet, ist spät dran. Artikel 4 der Verordnung verlangt von Anbietern und Betreibern, die KI-Kompetenz ihres Personals durch geeignete Maßnahmen zu fördern; bis zum Digital Omnibus stand dort „sicherstellen". Ein festes Curriculum, eine Mindeststundenzahl oder ein Pflicht-Zertifikat schreibt die Verordnung weiterhin nicht vor (Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744).

Für die Umsetzung reicht ein Minimalprogramm in drei dokumentierten Schritten:

• KI-Inventar: Eine Liste, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen genutzt werden, von der Textgenerierung bis zum Übersetzungsdienst.
• Nutzungsrichtlinie: Eine einseitige Regelung, was erlaubt ist, was nicht, und wohin keine sensiblen Daten gegeben werden.
• Dokumentierte Schulung: Ein nachweisbarer Termin, an dem das Personal die Grundlagen und die Richtlinie kennenlernt.

Zur ersten Schicht gehören auch die Verbote aus Artikel 5. Untersagt ist etwa die Emotionserkennung am Arbeitsplatz außerhalb medizinischer oder sicherheitsbezogener Zwecke. Ein Hinweis für die Planung: Der Omnibus hat Artikel 4 abgeschwächt. Betriebe müssen die KI-Kompetenz ihres Personals seit dem 27. Juli 2026 nur noch fördern; ein garantiertes Niveau schreibt der Text nicht mehr vor. An der grundsätzlichen Pflicht ändert das nichts, die drei dokumentierten Schritte bleiben ein sinnvoller Startpunkt.

Was am 2. August 2026 kommt: Transparenz

Der August-Stichtag betrifft fast jeden Betrieb, aber nur in einem Punkt: Transparenz. Ab dem 2. August 2026 müssen Sie offenlegen, wenn Nutzer mit einem KI-System wie einem Chatbot interagieren, und KI-generierte Inhalte als solche kennzeichnen. Das regelt Artikel 50 der Verordnung, und diese Schicht ist vom Omnibus nicht verschoben worden (Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 50 und Artikel 113).

Praktisch heißt das zweierlei. Ein Website-Chatbot braucht einen klaren Hinweis, dass hier eine Maschine und keine Person antwortet. Und synthetisch erzeugte Texte, Bilder oder Audioinhalte, die veröffentlicht werden, müssen erkennbar als KI-Erzeugnis ausgewiesen sein. Für die technische, maschinenlesbare Kennzeichnung gilt bei Systemen, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt gekommen sind, eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026.

Damit ist Artikel 50 die Schicht mit der breitesten Betroffenheit, weil ein Chatbot oder KI-generierter Content in vielen Betrieben längst im Einsatz ist. Prüfen Sie Website-Chatbot und KI-Inhalte daher jetzt, nicht erst kurz vor dem Stichtag am 2. August.

Welche Anwendung welche Pflicht auslöst

Dieselbe Sprach-KI zählt im Büroalltag als minimales Risiko und in der Bewerberauswahl als Hochrisiko-Anwendung. Maßgeblich ist die Einordnung in Annex III der Verordnung: Bewerber-Screening und KI im Beschäftigtenkontext sind ausdrücklich Hochrisiko (Annex III Nr. 4), und die Europäische Kommission nennt „CV-sorting software for recruitment" als Beispiel (Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Annex III Nr. 4 und Artikel 50; Europäische Kommission, Regulatory framework for AI).

Die folgende Matrix zieht typische Anwendungen einmal durch die Systematik. Sie ersetzt keine Einzelfallprüfung, gibt aber die Richtung vor, in die eine konkrete Anwendung gehört.

Der praktische Schritt ist einfach: Ziehen Sie Ihre eigene KI-Liste aus dem Inventar einmal durch diese Matrix. Die meisten Einträge landen bei Artikel 4 oder Artikel 50; nur wo es um Personalentscheidungen geht, betritt ein Unternehmen die Hochrisiko-Schicht.

Betreiberpflichten nach Artikel 26: die Checkliste für 2027

Wer eine Hochrisiko-Anwendung betreibt, braucht ab Dezember 2027 mehrere nachweisbare Pflichten. Artikel 26 verpflichtet Betreiber von Hochrisiko-KI zu einem konkreten Satz an Maßnahmen, der für eigenständige Annex-III-Systeme nach der Omnibus-Einigung faktisch ab dem 2. Dezember 2027 greift (Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 26). Diese Pflichten treffen Sie als Betreiber, also als das Unternehmen, das das System einsetzt. Für den Hersteller gelten eigene Pflichten.

Die sechs Kernpflichten aus Artikel 26 im Überblick:

• Betriebsanleitung: Das System gemäß der Anleitung des Anbieters nutzen.
• Menschliche Aufsicht: Die Aufsicht kompetenten Personen mit der nötigen Befähigung übertragen.
• Eingabedaten: Sicherstellen, dass die Eingabedaten für den Zweck des Systems geeignet sind.
• Überwachung und Meldung: Den Betrieb überwachen und Vorfälle dem Anbieter und der Behörde melden.
• Protokolle: Die automatisch erzeugten Logs mindestens sechs Monate aufbewahren.
• Beschäftigteninformation: Beschäftigte und ihre Vertretung vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren.

Die Beschäftigteninformation wird in der Praxis am häufigsten übersehen, dabei ist sie Pflicht, bevor das System überhaupt läuft. Wenn eine Hochrisiko-Anwendung in Ihrem Haus absehbar ist, lohnt es sich, diese sechs Punkte schon jetzt als Vorlaufliste zu führen. Wer damit wartet, holt sie 2027 unter Zeitdruck nach.

Wenn Sie beim Lesen dieser Liste unsicher werden, ob eine Ihrer Anwendungen darunterfällt: Diese Einordnung lässt sich klären, bevor sie zum Zeitproblem wird, indem Sie die eigene KI-Nutzung gegen Annex III prüfen.

Wer kontrolliert das in Deutschland?

In Deutschland ist die Bundesnetzagentur die zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. Der Bundestag hat dazu am 11. Juni 2026 das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz beschlossen (Drucksache 21/4594), der Bundesrat hat am 10. Juli 2026 zugestimmt; in Kraft ist es seit dem 29. Juli 2026. Die Behörde ist zugleich Anlauf- und Beschwerdestelle und soll Unternehmen mit einem Service-Desk, Reallaboren und Beratungsangeboten unterstützen (Quelle: BMDS, „Neues KI-Gesetz tritt in Kraft"; Bundesnetzagentur, KI-Marktüberwachung).

Das Gesetz richtet bei der Bundesnetzagentur ein Koordinierungs- und Kompetenzzentrum ein, schafft ein zentrales Beschwerdeportal und sieht KI-Reallabore vor, in denen Unternehmen neue Anwendungen unter Aufsicht erproben können. Damit steht fest, wer in Deutschland zuständig ist und wohin sich Betroffene wenden können.

Für die Praxis bedeutet das vor allem Berechenbarkeit. Ansprechpartner und Beschwerdeweg sind benannt, die Einhaltung der Verordnung wird prüfbar, und die Reallabore geben innovationsfreudigen Betrieben eine geschützte Testumgebung.

Bußgelder ohne Alarmismus

Für kleine und mittlere Unternehmen gilt bei Bußgeldern ausdrücklich der jeweils niedrigere der beiden Beträge, Panik ist also kein sinnvoller Compliance-Plan. Artikel 99 staffelt die Sanktionen nach Schwere: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei Verstößen gegen die Verbote des Artikels 5, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent bei sonstigen Pflichtverstößen. Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups greift jeweils der niedrigere Wert (Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 99, insbesondere Absatz 6).

Die kursierende Schlagzeile von „Bußgeldern bis 30 Millionen" gibt den Rahmen ungenau wieder; die korrekten Beträge sind die genannten 35, 15 und 7,5 Millionen Euro mit der Klausel zum niedrigeren Betrag für den Mittelstand. Ebenso wichtig: Die Pflicht zur KI-Kompetenz aus Artikel 4 ist selbst nicht unmittelbar mit einem EU-Bußgeld bewehrt. Ihr Risiko liegt eher in der Haftung und in der Aufsichtspraxis als in einer direkten Strafzahlung.

Daraus folgt eine nüchterne Einordnung: das Risiko real einschätzen und das Budget in die Umsetzung der drei Schichten stecken. Das kostet deutlich weniger als der schlechteste Fall und verhindert den Druck, den Countdown-Schlagzeilen erzeugen.

Brücke zum agentischen Arbeiten

Die Betreiberpflichten aus Artikel 26 sind die rechtliche Seite einer Frage, die jedes Unternehmen beim Einsatz autonomer KI ohnehin klären muss: Wer trägt die Verantwortung, wenn das System handelt? Genau diese Frage steht im Zentrum des agentischen Arbeitens im KMU, das vier Bausteine vor die Werkzeugauswahl stellt: Aufgabenbrief, Verantwortungsgrenze, Eskalationskante und Review-Rhythmus.

Die menschliche Aufsicht und die Vorfallmeldung, die Artikel 26 verlangt, sind dieselbe Sache wie die Eskalationskante und der Review-Rhythmus im agentischen Arbeiten, einmal rechtlich und einmal organisatorisch betrachtet. Wer diese Bausteine schon eingeführt hat, erfüllt die Betreiberpflichten fast nebenbei. Die Verantwortungsgrenze ist dabei die Voraussetzung: Sie legt fest, wofür Ihr Unternehmen als Betreiber einsteht, bevor das System überhaupt startet.